to do list

5 trucs pour mieux s’organiser

Les 7 meilleurs outils web

Hello !

En tant que coach expert en webmarketing, j’ai testé de nombreux outils et applications depuis plus de 15 ans. Certains sont devenus obsolètes, d'autres ont disparus, certains sont encore là.

Comme je sais que c'est difficile de choisir sans conseil, voici la liste des meilleurs outils que j’utilise en ce moment sur Internet.

Cliquez simplement sur les liens pour les découvrir :

  1. Déléguer la technique web à des spécialistes (top !)
  2. Création de site e-commerce
  3. Gestion optimisée en Dropshipping
  4. Création de tunnels de ventes
  5. Vente de formations en ligne
  6. Création de webinaires en direct et automatiques
  7. Auto-répondeur
  8. Meilleurs produits pour l'affiliation

Je vous souhaite beaucoup de réussite sur internet !
Amicalement,
Gaétan

PS: clique sur ce lien pour télécharger cette liste (format pdf)

Dans la continuité de mes 10 résolutions pour la vie professionnelle, je continue de rassembler mes notes éparpillées de ces dernières années. Aujourd’hui : trucs et astuces pour chefs de projets débutants en agence.

Durant 5 ans, j’ai été chef de projet fonctionnel en agence interactive (ici et ). J’ai compilé peu à peu des actions simples qui permettent de survivre en milieu professionnel (hostile, ou pas).

La liste de cet article avait été adressée à un chef de projet alors junior qui avait besoin de repères. Si elle peut servir à d’autres aujourd’hui, j’en suis ravi ! Le tutoiement étant de rigueur en agence, je le laisse tel quel.

Voici donc mes 5 trucs pour mieux t’organiser (avec des sous-trucs) :

to do list

1- Liste tes tâches

Fais une to do list (format au choix, xls ou mail). Le mail à s’auto-envoyer avec des bullet points dedans est souvent le plus simple. A imprimer, à corriger à la main au fur et à mesure et à mettre à jour au moins une fois par semaine pour réimpression de la nouvelle liste toute propre.

Quand tu pars le vendredi, tu notes de 1 à 5 les tâches de ta to do par lesquelles tu dois commencer le lundi. Cela permet de tout oublier le week-end et d’être  parfaitement opérationnel le lundi matin.

Soit dit en passant, pour tout booking de ressources créatives ou techniques  ou quand des gens dépendent de toi, prends en bonne note dans ton agenda, en rouge, ou toute autre couleur qui se voit. Les tâches avec des personnes qui dépendent de toi sont prioritaires si tu ne veux pas perdre une miette du peu de temps qu’ils ont à consacrer à tes projets ; et décaler ton planning.

2- Hiérarchise

Définis tes priorités, vérifie ton agenda, fais du tri, nettoie tes mails, etc…

Cela doit être un automatisme, une routine, comme te laver les dents :

  • Prends 3 minutes chaque matin pour avoir en tête la journée qui arrive.
  • Prends 3 minutes chaque soir pour préparer celle du lendemain.

Même principe de manière hebdomadaire le lundi et le vendredi, avec plus de minutes 😉

3- Range ton inbox : objectif « inbox zéro »

Vide ta boîte de réception : si un mail implique que tu dois faire quelque chose, notes la tâche sur ta to do list (idéalement avec la référence du mail.
Par exemple : Truc à faire (cf mail de untel le mardi 06/01/2015 11:32).

Garde un dossier de classement par projet, avec tous les mails concernant le sujet dedans. Affine avec des sous-dossiers si besoin, mais ne perds pas de temps à trop sub-diviser car tu ne retrouveras jamais un mail dans un sous-sous-sous-sous-dossier. Et les moteurs de recherche ne sont pas fait pour rien…

Quand tu envoies un mail important avec des actions que tu dois suivre : mets-toi en copie cachée, il sera dans ton inbox (donc ta to do au final). Tu peux aussi utiliser les drapeaux de notifications (avec parcimonie, mais ça peut aider).

4- Traite tes mails

Pour ne pas être noyé dans les dizaines / centaines de mails quotidiens, voici un mode de de tri et d’action :

  1. Si c’est juste pour info, tu classes ou effaces.
  2. Si ça ne te demande pas longtemps, tu le fais tout de suite (genre, envoie-moi le doc, etc…). J’inclus là dedans toute réponse aux mails de ton boss…
  3. Si l’action demande demande du temps, tu réponds tout de suite « ok, je te le fais pour telle date .

De manière générale, ne consulte pas tes mails en continue, mais ouvre ta boîte de réception à heures fixes. Cela permet d’éviter :

  • De loucher sans cesse sur l’icône « nouvel email » en bas à droite de l’écran
  • D’être constamment interrompu dans les tâches de fond que tu réalises
  • De subir les mails communs de toute la boîte

Au pire, si un truc vraiment important arrive, tes collègues d’open space réagiront tous ensemble et tu seras au courant.

Bonus pour gagner en productivité : je conseille vivement les lectures suivantes :

5- Dis non

Tu as le droit de refuser du taf si tu sais que ça va faire trop pour toi. Personne ne t’en voudras, bien au contraire. Plus vite tu sauras dire non, plus tu pourras te concentrer sur tes tâches à faire, et les faire bien.

Les corollaires au fait de refuser :

  • Tu dois être nickel sur ce que tu fais actuellement.
  • Tu dois être maître de ce que tu fais (connais ton sujet mieux que ton boss, et fais-le lui comprendre par tes réponses, il sera rassuré)
  • Anticipe et sois pro-actif. Tu dois prévenir quand ça va, mais surtout quand il y a un risque. Préviens tout de suite, le plus tôt possible. C’est normal, personne ne t’en voudra de lever des alertes, c’est ton métier de coordinateur de projets.
  • Tu dois proposer tes solutions quand tu dis non, tu dois proposer tes solutions quand tu lèves une alerte. Au moins des pistes de solution.

En conclusion 

Note juste que tout cela se construit au fur et à mesure. Cela prends du temps d’acquérir ces automatismes, mais plus tu commences tôt, plus c’est simple !

Cette liste est donnée à titre indicatif, à toi de l’adapter à ta sauce. Bon courage !

Pour aller encore plus loin

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3 réponses
  1. Gab
    Gab dit :

    Merci Gat pour ce super article de best practices.
    J’avais eu une formation basée sur le bouquin ‘never check email in the morning’ qui allait completement dans ce sens.
    D’une maniere générale, le bouquin insistait sur la classification entre
    – les tâches ‘legato’, celles qui demandent de la concentration et doivent être réalisées avec du temps devant soi (par exemple construire un document, réfléchir à un problème). Ce sont les tâches à vraie valeur ajoutée dans ton travail.
    – les tâches ‘stacato’, celles qui peuvent durer 10 sec ou bcp plus, qui peuvent arriver à n’importe quel moment (mail, chat, coup de fil, interruption dans le bureau, un café etc.)

    L’idée est de rassembler les moments ou tu fais des tâches ‘stacato’ ensemble, pour laisser un maximum de plage horaires pour des tâches ‘legato’ ininterrompues dans la journée. Il est clair que ca demande de se fixer des règles, de dire non, de remettre certaines requetes à plus tard, de refuser l’immédiateté intra-day, mais celui qui arrive à mettre ca en place est le king de la productivité!
    Allez, je parie que tu vas parler prochainement de la prochaine étape dans un post: L’effectiveness. Et là, il faut utiliser les 4D: Delegate, Delete, Delay or Do!

    Répondre
    • Gaétan - Randonneur du web
      Gaétan - Randonneur du web dit :

      Merci Gab pour ce bon complément.
      Je ne connaissais pas Never check emails in the morning, mais je l’ajoute de ce pas à ceux que je veux acheter sur Amazon : tinyurl.com/6m89cdc

      C’est clair que Miss ou Mister productivité sera la personne qui y arrive. A moins de se lever à midi, c’est pas facile et tentant…

      Je note le sujet effectiveness, mais le prochain post devrait être sur le très bon « Rework » de Jason Fried que je viens de finir : http://tinyurl.com/7rkwov5

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